2014年4月15日(火)

名古屋の行政書士｜会社法務、本店移転手続き、株主総会手続き、議事録作成

本店移転手続きのおおまかな流れ

本店移転先の取締役による決定

 

株主総会開催の手続き

株主総会の実施・決議

議事録の作成

登記申請（委任状が必要になります）

 

手続きに必要な書類等

（１）株主総会議事録
（２）取締役決定書（取締役会がある場合は取締役会議事録）
（３）本店移転登記申請書
（４）登記申請に関わる委任状
（５）登録免許税３万円
（６）変更が必要な場合は定款
等

 

各ステップにおける手続き

ＳＴＥＰ１　本店移転の決定

移転先を、取締役あるいは取締役会により、移転先、移転日等を決定します。この時の決定事項を、取締役決定書あるいは取締役会議事録として書面に記します。定款の本店住所の条項に変更が必要な場合は、定款の変更が必要となります。

※定款の変更が不要な場合とは？
例えば、
「（本店の住所）
第○条　当会社の本店所在地を愛知県名古屋市中区とする。」
としていた場合に、同じ中区内で住所変更した場合は、定款変更しなくてもＯＫです。しかし、細かい地番まで記載していた場合は必ず定款変更手続きも必要になります。

ですので、定款を作成する際は、細かい住所まで記載しておくかどうかということは、住所変更の際のことも考えて決定するとよいでしょう。

ＳＴＥＰ２　株主総会開催の手続

作成した定款・本店の移転の決定を有効なものとするためには、株主総会において、承認を得なければなりません。

そのために株主総会を開催します。

（１）株主名簿に記載されている、株主全員に、「いつどこでどのような内容の株主総会を開くか」を通知します。（株主総会を行なう日の１～２週間前に行なう）

（２）株主総会をどのように進行していくか決める。（報告すべき経営事項や決議する内容について）

（３）報告や決議の際に、分かりやすくするための資料が必要な場合は作っておく。

 

※株主への通知は、省略したりすることも可能です。

中小の会社様ですと、株主が多くおらず、省略の手続きをすることも可能な場合があります。

 

ＳＴＥＰ３　株主総会の実施・決議

（１）出席した役員・出席した株主と議決権の数等を必ずチェックします。（株主総会開催の通知にその株主の議決権等を記載しておき、その通知を、株主総会の受付票とするのが良いでしょう。）

（２）開会の宣言のもと、報告事項を済ませ、定款の承認・本店移転の承認の決議を行ないます。

（３）質疑応答の時間をとりましょう。

（４）閉会の宣言をします。

 

※株主全員の同意が得られた場合は、株主総会を省略することができます。

株主の少ない中小企業では良く用いられる実務です。

しかし、株主総会を省略したからといって議事録を作成しなくてもよいわけではなく、議事録は必ず必要になります。

 

ＳＴＥＰ４　議事録の作成

株主総会で行なったことや出席者・開催場所等を記録します。

（１）開催日時・開催場所・出席した役員・出席した株主の数・議決権の数・議長を記載します。

（２）議長が開会を宣言した旨を述べ、どのような報告があったのか要点を記載します。

（３）どのような目的でどのような決議が行なわれ、決議は可決したのは否決したのかを記載します。

（４）議事録が真正なものであることを証明するために、会社の代表権を有するものと出席した役員全員が記名押印します。

 

ＳＴＥＰ５　登記申請

上記で示した提出書類を持って法務局に申請に行きます。

（当事務所では、提携している司法書士さんにお願いしております。）

 

どれくらいの期間でできるの？

面談

↓（１日～１週間） ※株主総会の会社の定めによっては２週間の期間を取らなければならない場合がございます。

定款・議事録等必要書類の作成、株主総会準備・開催

↓（１～３日）

登記申請

↓（約１～２週間） ※法務局の込み具合によっては延びる場合がございます。

登記完了

 

という流れになります。

全手続き完了の目安を約１月程度とお考えください。

株主総会の省略手続きができる場合は２週間程度で完了することが可能です。

 

気になる費用は？

当事務所への報酬額：２万円 ＋ 司法書士への報酬額：２万 ＋ 登録免許税：３万円

＝７万円

（消費税抜きです。）

（登記事項証明書等を発行する場合はその手数料も加算していただきます。）

 

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